Procedura obsługi faktur w Małej Księgowości

Krok 1: Pobranie lub dodanie dokumentów

Na samej górze panelu po prawej stronie masz dwa kluczowe niebieskie przyciski:

1. Faktury kosztowe z KSeF:

• Kliknij niebieski przycisk Pobierz z KSeF.

• System automatycznie zaciągnie wszystkie faktury wystawione na Twoją firmę z e-Urzędu.

2. Faktury spoza KSeF, paragonofaktury i skany:

• Kliknij niebieski przycisk Wgraj.

• Przeciągnij lub wybierz pliki PDF/skany z dysku (np. faktury zagraniczne, opłaty skarbowe, rachunki).

Krok 2: Opisanie merytoryczne dokumentu

Biuro musi wiedzieć, czym jest dany wydatek, aby bezpiecznie ująć go w KPiR lub ryczałcie.

1. Nowo pobrane pliki trafią do zakładki Do akceptacji.

2. Kliknij ikonę edycji (ołówek) przy konkretnym dokumencie na liście.

3. W polu opisu, które się pojawi, wpisz zwięźle, czego dotyczy wydatek (np. „Paliwo do auta służbowego”, „Materiały biurowe”, „Zakup towaru do dalszej odsprzedaży”).

Krok 3: Akceptacja dokumentów

Akceptacja oznacza, że sprawdzałeś dokument pod kątem prawnym i celowym.

1. Kliknij zielony przycisk ✓ Akceptuj u góry ekranu.

2. Faktura zmieni status i przeniesie się do zakładki Zaakceptowany.
   (Uwaga: Dokumenty znajdujące się w zakładce „Do akceptacji” nie trafiają do księgowania!)

Krok 4: Zgłoszenie gotowości do FINTELLIGENT

Gdy opiszesz i zaakceptujesz wszystkie faktury z danego miesiąca:

1. W prawym górnym rogu kliknij pomarańczowy przycisk Zgłoś gotowość.

2. W tym momencie dostajemy sygnał, że Twój miesiąc jest zamknięty z Twojej strony i możemy przystąpić do wyliczeń podatkowych oraz ZUS.